Todo sobre el briefing

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El canal de comunicación entre cliente-agencia-proveedor ha sido protocolizado a fin de asegurar constantemente la información necesaria para un proyecto, campaña publicitaria o comunicación, tal y como se ha pensado desde el comienzo. Para ello, el documento más comúnmente conocido lleva por nombre instrucciones (o su nombre en inglés como brief o briefing).

¿Qué es un brief o briefing?

El brief o briefing, es un documento informativo que lleva la información más importante para iniciar la planificación o ejecución de un proyecto. Es un documento común en el mundo de la publicidad y la comunicación, aunque también se puede observar en otro tipo de sectores en donde el cliente por medio de este documento presenta sus necesidades y deseos para realizar un proyecto a una agencia o proveedor.

¿Cómo se puede hacer un buen briefing?

El objetivo de este documento no es sólo hacerlo, sino saber hacerlo. Contar con este documento es de gran ayuda para nuestros proveedores, ya que permitirá que el trabajo sea mucho más eficiente y los resultados mucho más rápidos y mejores. En caso contrario, las consecuencias pueden llevar a retrasar el tiempo de ejecución de la campaña o proyecto, multiplicando así las horas de trabajo.

Es por esto que hay que tomar en consideración que el briefing sirve como un punto de partida para dar inicio a cualquier trabajo, y si este no está bien planteado provocará tiempo y esfuerzo malgastado. Para evitar este tipo de problemas daremos una descripción acerca del contenido necesario para hacer un buen briefing.

Contenido del briefing

1 .- Objetivo de la campaña o proyecto

Primero, es necesario transmitir el objetivo de la campaña de manera clara y específica que permita trazar estrategias adecuadas para el cumplimiento de las mismas.

2 .- ¿A quién va dirigido?

El público al que va dirigida la campaña o proyecto es de vital importancia, ya que influye tanto en el estilo y en el diseño del mismo. Otro aspecto que influye es la elección de canales o medios, en caso de que se trate de una campaña publicitaria o esté relacionada con este tipo de contenido.

3 .- Descripción de la empresa

Se debe incluir una breve descripción de la compañía en el briefing, ya que este permite conocer la misión y visión de la misma.

4 .- Requisitos específicos

En algunas oportunidades, el cliente tiene claras algunas especificaciones y el rumbo que tomará el proyecto que desea lanzar. Es por esto que el cliente debe especificarlo en el briefing para que así la agencia o el proveedor lo tome en consideración al momento de plantear su  propuesta y ejecutar el proyecto.

5 .- KPIs

Los “Key Performance Indicators”, conocidos como KPIs, ayudan a medir qué tan eficiente ha sido el trabajo realizado. Muchas veces se ponen en marcha proyectos con el fin de obtener algunos objetivos específicos, como desarrollar una campaña publicitaria para obtener ganancias en ventas o conseguir un número considerable de visitas. Cuando estos objetivos pueden ser medidos con un indicador claro, y se encuentran dentro de las expectativas del cliente, deben estar agregadas en el briefing.

6 .- Limitantes o condiciones

Puede suceder que  la misión, visión y valores de la industria del cliente tenga algunas limitaciones o condiciones para el desarrollo del proyecto. Y si el proveedor las desconoce, es importante que estén por escrito. Así nos aseguramos de que las propuestas que se reciban estén acorde a lo que se busca.

7 .- Estimación presupuestaria

En caso de que exista un presupuesto definido para el proyecto,  debe ser reflejado para que dicha propuesta se adecúe a lo que el cliente puede pagar.

8 .- Sincronización o Timing

Al momento de valorar un proyecto, es indispensable tomar en cuenta los plazos para la ejecución del mismo. Esto permite que el proveedor valore mejor los recursos necesarios facilitando su planificación y organización. En caso de ser un briefing creativo Es recomendable agregar cierta información de relevancia para proyectos en donde el diseño es  parte fundamental del mismo.

9 .- Look&Feel

El cliente tiene una idea estética de lo que busca, es por esto que debemos señalarla en el briefing. Es necesario incluir ejemplos de diseños semejantes que sirvan de referencia para el proveedor, lo que ayudará a que el resultado se acerque más a lo que se busca.

10 .- Forma de entrega con las especificaciones técnicas requeridas

El diseño debe estar adecuado a la forma en que se va a presentar, es por esto la importancia de señalar las especificaciones técnicas que deseamos que se nos entregue del mismo. Y en caso de desconocer los detalles, señalar el tipo de uso que se va dar a este diseño, bien sea impresión, ubicación, presentación web, entre otros.

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